COME DIVENTARE PIÚ PRODUTTIVI #4

Legge di Pareto

Quante volte, sopraffatto dalle cose da fare, ti sei detto: ‘Giornate di 24 ore per me non sono sufficienti!’?

Se stai lavorando ad un progetto, ad una cosa importante, o semplicemente non sai ‘a chi dare i resti’ con tutti gli impegni che gravitano intorno alla tua vita privata, figli, spesa, catechismo, scuola, sport… sicuramente hai bisogno di avere una organizzazione differente, migliore, che possa semplificare la tua giornata.

Un valido aiuto è la matrice di Eisenhower, e se non hai letto l’articolo in questione ti invito a farlo :D, ma oggi voglio parlarti del principio di Pareto, a cui solitamente la matrice di Eisenhower viene associata.

All’inizio del 20esimo secolo Vilfredo Pareto (1848-1923), ingegnere, sociologo ed economista, condusse una ricerca che riguardava la suddivisione del patrimonio popolare in Italia. La ricerca di Pareto diede come risultato che un quinto, ovvero il 20% dei cittadini italiani, disponeva di circa l’80% della ricchezza.

Da qui derivò il cosiddetto principio di Pareto, noto anche come regola dell’80/20, una regola statistica empirica che, in breve, recita che l’80% di ciò che si ottiene è dovuto soltanto al 20% di ciò che si fa, o meglio “la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause”.

In altre parole, l’80% della ricchezza mondiale è detenuto dal 20% della popolazione, l’80% dei guadagni di un’azienda è generato dal 20% delle vendite, l’80% dei tuoi risultati e dato dal 20% del tuo lavoro e così via.

La “verità intrinseca” del principio di Pareto, anche se non necessariamente rappresentata dal rapporto 80/20, è un principio con cui viviamo quotidianamente, e che, anche inconsciamente, guida le nostre scelte tutti i giorni: quante volte scegli sempre la stessa camicia, nonostante nell’armadio ce ne siano sempre almeno altre 5 stirate e profumate?

Ed infatti, nel tempo, questa proporzione 80/20 si è scoperta essere applicabile in qualunque ambito, ed è meglio conosciuta per la sua applicazione nella gestione del tempo: in pratica ti dice che con una corretta impostazione del tuo tempo è possibile svolgere l’80% del lavoro nel 20% del tempo impiegato.

Chi di noi non vorrebbe raggiungere il maggior risultato con il minor sforzo?

Il ‘trucco’ è sapere quale attività contribuisce maggiormente al raggiungimento di ciò che vuoi, così da riuscire a dare la giusta priorità alle varie mansioni. La legge di Pareto ti aiuta a fare la scelta migliore: ti rende più efficace/efficiente facendoti risparmiare un sacco di tempo! Associandolo alla matrice di Eisenhower puoi sapere con certezza quali incarichi devi delegare o magari archiviare perché non urgenti e non importanti.

Attenzione!!!

Ci sono delle interpretazioni errate della legge di Pareto che voglio portare alla tua attenzione:

1. Non ti sto dicendo che devi effettuare solo quel 20% di cose che ti portano all’80% del risultato, perché sappiamo bene che anche attività meno importanti, come rispondere al telefono o scrivere una mail devono essere necessariamente svolte per arrivare al 100% del risultato! Molti dei lavori da svolgere non portano direttamente all’obiettivo, tuttavia sono necessari per arrivarci.

Il principio di Pareto serve proprio a ottimizzare quelle mansioni che rimangono necessarie nonostante generino meno (o nessun) profitto, così da portarti via il minor tempo possibile.

Per evitare di cadere nella legge dei rendimenti decrescenti, dove ti troveresti a fare inevitabilmente sempre più attività (magari anche piacevoli) che richiedono sempre più tempo e che portano a risultati sempre meno rilevanti, potresti ritrovarti ad utilizzare erroneamente il principio di Pareto attribuendo un’importanza troppo bassa a una gran parte dei lavori da svolgere.

Il fatto è che solamente chi si dedica al proprio lavoro in maniera consapevole, concentrata e strutturata può ottenere l’80% dei risultati con il 20% del lavoro svolto!

2. Altro errore che non devi fare è quello di pensare che con il 20% del tempo investito, puoi raggiungere l’80% in più di risultati rispetto al normale (+ clienti, + profitto…), raggiungendo un rendimento del 100%: in questo modo stai sommando due aspetti diversi e separati! Non puoi sommare impegno e rendimento insieme, altrimenti cadi nella trappola di pensare che la legge di Pareto sia una scorciatoia per fare di meno. Invece, ciò che la regola 80/20 afferma è che concentrandoti su quelle azioni che danno i maggiori risultati e riducendo o delegando quelle che non lo fanno, è possibile moltiplicare la tua produttività complessiva.

Per generare il 100% della resa è necessario impegnarsi al 100%!!!

In sintesi, quello che devi fare è analizzare una giornata media e annotare cosa fai, il risultato di ogni attività, quanto sia importante questo risultato e quanto tempo ci vuole per completare ciascuna attività: la legge di Pareto può essere importante per prendere decisioni, ma sta a te valutare, ogni volta e caso per caso, cosa è meglio per il tuo Team, per la tua azienda, per te stesso.

Il nostro Protocollo ha come obiettivo quello di far focalizzare la tua attenzione sul 20% delle azioni che ti permetteranno di ottenere, sin da subito, l’80% dei risultati (regola 80/20). In questo modo le tue ore dedicate al lavoro saranno poche, ma tu sarai efficiente e le tue azioni efficaci, e avrai la garanzia di non ‘rubare’ ulteriore tempo alla tua famiglia.

Che cosa aspetti?

datti una chance!

Al prossimo articolo…

Serena