COME DIVENTARE PIÚ PRODUTTIVI #3

To-do-List vs Matrice di Eisenhower

Se hai imparato ad assumerti le tue responsabilità, arginando la procrastinazione e mettendo in piedi un minimo di programmazione affidandoti alla to do list, ti sarai sicuramente reso conto che la lista delle cose da fare si riempie sempre di più… qualcosa la spunti come fatta, ma l’amara verità è che non concludi mai tutto quello che ti sei prefissato, perché il tempo a disposizione è terminato, e, a fine giornata, hai ancora tante cose che avresti dovuto fare ma non hai fatto in tempo!

Così la dopamina stenta a crescere, il malumore aumenta e l’insoddisfazione e la frustrazione riprendono il sopravvento!

Non vorrai mica che rifaccia capolino anche la procrastinazione, vero???? Tranquillo…. Ci sono delle cose da fare che possono aiutarti ☺

Se ti trovi in questa situazione è sicuramente arrivato il momento di fare un ulteriore passo avanti, costruendo una to do list più complessa, ma molto più efficace.

Hai mai sentito parlare della matrice di Eisenhower (o di Covey)?

A Eisenhower, generale e presidente statunitense degli anni 50, fu attribuita una famosa frase che in italiano suona così: “La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. Covey ne approfondì la teoria sviluppando, nel suo libro ‘Le 7 regole per avere successo’, la matrice dei 4 quadranti, che serve proprio per aiutarti ad incanalare le tue forze nella to do list che hai preparato e suddividerla in priorità secondo la reale urgenza che hanno e l’importanza che ricoprono.

Attenzione!!!! Perché tra urgenza ed importanza c’è una grande differenza.

Ciò che è urgente è qualcosa di oggettivo: si tratta di attività che non possono essere procrastinate oltre, devono essere fatte immediatamente o, come diceva il mio capo, devono essere pronte per… ieri! Sono oggettivamente urgenti, quindi, perché sono contraddistinte dal tempo ed il tempo è uguale per tutti!

Le cose importanti invece sono soggettive. Una cosa importante per te potrebbe non esserlo per il tuo collega o un tuo amico, ed in più sono soggette a diverse variabili, quali umore, nuovi obiettivi, relazioni sociali… tutti questi aspetti potrebbero cambiare la percezione che ne hai in questo momento.

Come funziona la matrice di Eisenhower?

È una tabella dove unisci il criterio dell’urgenza e dell’importanza:

• COMPITI A – IMPORTANTI e URGENTI
• COMPITI B – IMPORTANTI ma NON URGENTI
• COMPITI C – URGENTI ma NON IMPORTANTI
• COMPITI D – NON URGENTI e NON IMPORTANTI

Quello che devi fare è prendere ogni singola cosa da fare della tua to do list e posizionarla in uno dei riquadri.

E poi?

Poi tieni a mente questo:

• I compiti nel riquadro A hanno la priorità assoluta, perciò devi farli subito (anche se non ti va o vorresti dedicarti a cose più simpatiche ;)) Questi compiti, essendo importanti, non sono delegabili.

Di solito in questo quadrante vanno inserite le ‘situazioni di crisi’ che devi svolgere in prima persona. Occhio a questo quadrante… monitoralo spesso, perché non smarcare questi compiti significherà accumulare attività che ti porteranno a lavorare sotto stress e sotto pressione.

• I compiti nel riquadro B devi metterli subito in agenda, a seconda delle scadenze: blocca sul calendario quelle ore di tempo necessarie per portarli a termine, sègnale in agenda con la penna rossa…. Insomma fai in modo che in quell’orario non ti venga in mente di fare altro! ☺

Non essendo urgenti puoi pianificarli per sbrigarli in un momento successivo, ma… occhio!

In questo quadrante subentra un’importante caratteristica, che è la qualità. Di solito qui ci vanno le attività che prevedono un miglioramento personale, come attività fisica, formazione professionale, strategie per il tuo business… anche queste devi farle in prima persona.

• I compiti nel riquadro C, essendo meno importanti, puoi delegarli o automatizzarli. Però sono urgenti, perciò non dimenticare di dire a ‘qualcuno’ di farli o, se non puoi, sbrigali il più rapidamente possibile. Si tratta di attività che non danno alcun valore aggiunto alla tua persona o al tuo lavoro.

• I compiti nel riquadro D, infine, non sono né importanti né urgenti: a seconda di come prosegue il tuo progetto puoi buttarli nel cestino oppure archiviarli per farli in un secondo momento, perché sono superflui. Attenzione! Perché si tratta di attività banali ma che spesso reputi piacevoli, quindi non farti ingannare! Perché utilizzare il tuo tempo per svolgere questi ‘compiti’ di solito è la via più efficace per procrastinare le cose veramente importanti…

Allora? Hai riscritto la tua to do list suddividendola nei vari riquadri?

Ancora no???? Bè, io ti consiglio di fare questa cosa settimanalmente, così nel weekend tiri le somme e verifichi come ti stai organizzando.

Fammi sapere come va!

Per oggi è tutto… alla prossima! ☺

Serena